Dokumentumkezelés
A személyek, szerződések, helyrajzi számok és táblák nyilvántartásához kapcsolódó, de az ablakokban közvetlenül nem rögzíthető különböző dokumentumok kezelése a NEXT Farming AG Office program 1.6.9.x verziójától a dokumentumkezelés művelettel lehetséges (1).
Ez lehetővé teszi tetszőleges formátumú dokumentumok csatolását a kívánt objektumhoz (személy, szerződés, helyrajzi szám, tábla), amely dokumentumok később a megfelelő ablakban előhívhatóak és kezelhetőek. A megfelelő fájlok a számítógép tetszőleges tárhelyén lehetnek; a program képes elérni és a felhasználó rendelkezésre bocsátani a kívánt tartalmat.
A funkció alapfeltétele, hogy a fájl megnyitására képes program a számítógépre telepítve legyen és az adott fájltípushoz hozzá legyen rendelve; pl. egy csatolt képfájl megnyitásához egy képszerkesztő vagy képnézegető programra van szükség.
- Személyek: beszkennelt vagy digitálisan létrehozott jelentkezési lapok, önéletrajzok, jogosultsági igazolások, számlák
- Szerződések: tulajdonosi okmányok, adásvételi szerződések, szerződésvázlatok, Excel formátumú bérletidíj-kalkulációk
- Helyrajzi számok: térképek, földkönyvi kivonatok
- Táblák: kárdokumentációk, bonitálási eljárások
A dokumentumkezelés a megfelelő ablakban (személy, szerződés, helyrajzi szám, tábla) a könyveket ábrázoló ikonnal jelzett [Iratok] gombbal hívható elő. A színes ikon azt jelzi, hogy már rögzítettünk dokumentumot az adott objektumhoz.
A [Hozzáad] gombbal további dokumentumokat csatolhatunk: megnyílik egy Intéző-ablak, ahol kiválaszthatjuk a csatolni kívánt fájlokat. A program automatikusan rögzíti a hozzáadás dátumát. A nyilvántartás megkönnyítése érdekében a "Rövid információ" mezőben rögzíthet egy kommentárt az adott dokumentumhoz.
A [Mutat] gombra kattintva elindul a fájlhoz tartozó program (Word, Excel, stb.) és megnyílik a fájl megtekintés illetve további módosítás céljából.
Az [Eltávolít] gombbal törölheti a fájlt a nyilvántartásból vagy opcionálisan a számítógépről is.
A dokumentumkezelésbe feltöltött fájlok alapértelmezésben nem kerülnek rögzítésre az adatbankban, így azokat az adatmentések sem tartalmazzák, és a fájlok eredeti helyéről való törlése után már nem állnak rendelkezésre a dokumentumkezelő számára. Ha azt szeretné, hogy a feltöltött fájlok bekerüljenek az adatbankba, a Gazdaság | Beállítások | Környezet menüpont Beállítások lapján, a Dokumentumkezelés mezőben jelölje be az erre szolgáló négyzetet.