A körlevelek megkönnyítik az ügyfelekkel való levelezést. Ezzel a művelettel létrehozhat egy levelet az összes kiválasztott személynek anélkül, hogy a címet és a megszólítást minden személynél át kellene írnia.

Körlevél létrehozásához és kinyomtatásához tegye a következőket:

1. Jelölje ki a megfelelő személyeket. Ez csak a Körlevél kinyomtatásához szükséges, de a szövegek szerkesztéséhez nem.
2. Nyissa meg a személyáttekintő felső ikonsorában levő Kiegészítő funkciók ikon  | Körlevél szerkesztése menüpontot.
3. A körlevél nyomtatásához kattintson a láblécben található Körlevél ikonra. 
4. Alternatív megoldásként megtekintheti az előnézetet az [Kiértékelések] lapon a Személyek | Körlevél menüponton dupla kattintással.

Körlevelek szerkesztése ablak

Körlevél szöveg

Nyissa meg a Körlevelek ablakot a Kiegészítő funkciók ikonon keresztül.

A [Szöveg] lapon találja a korábban létrehozott körleveleket, amelyeket szükség szerint módosíthat is.

Az [Új] gombbal létrehozhat egy új szöveget.

Ha még nem hozott létre körlevelet, csak az [Új] és [Bezár] gombok lesznek aktívak. 

1. Adja meg a körlevél megnevezését.

2. Megadhatja, hogy kíván-e sablont használni.

3. Az [OK] gombbal erősítse meg a bevitelt.

Megnyílik a szöveg szerkesztési ablaka, részletes bemutatását lásd : Szerződésszövegek rögzítése és módosítása oldalon.

Egy kiegészítő menüsor is megjelenik a szöveg formázásához.

Ha már rendelkezik tapasztalatokkal a szövegszerkesztő programokkal (pl. Microsoft® Word) kapcsolatban, a menüsor néhány művelete már ismerős lesz.

A középső listadobozban a betűtípust választhatja ki. Az ettől jobbra levő mezőkben a betűméretet, a szöveg stílusát (B=félkövér, I=dőlt, U=aláhúzott) és a szöveg igazítását adhatja meg. A betűtípust az ikonsor bal oldalán levő ikonnal is módosíthatja. A jobb szélső [Felsorolás] ikon segítségével tagolhatja a dokumentumot.

Az [Adatbankmező beszúrása] ikonra kattintva megnyílik a Körlevél mezőkódok ablak.

Itt fix és változó adatokat (feladó címe, címzett címe, dátum, stb.) tud beilleszteni a szövegbe.

Egérkattintással jelölje ki a beilleszteni kívánt adatot, nyomva tartott egérgombbal vonszolja a szöveg megfelelő részére, majd engedje fel az egérgombot. A megfelelő nevek, címek, stb. minden kijelölt személynél ezen a helyen jelennek meg a nyomtatási képen és a nyomtatásban.

A Szöveg mentése  ikonnal mentheti a körlevelet.

Ha vissza szeretné vonni a szövegben végzett utolsó módosítást, kattintson a Változtatások visszavonása  ikonra.

A Kivág , Másol és Beilleszt ikonokat is használhatja a szöveg módosításához, mely funkciókat az általános gyorsbillentyűkkel is használhat.

Körlevél sablon

A [Sablon] lap felépítésében és működésében is hasonló a [Szöveg] laphoz. Itt is ugyan úgy lehetősége van a sablon szöveg egyéni formázására.

A program már tartalmaz egy Címzés nevű sablont. Ez mintaként szolgál, de saját elképzeléseinek és céljainak megfelelően módosítható. A szöveg szerkesztése a Szöveg szakaszban leírtak szerint történik. Itt lehetőség van új sablonok létrehozására, módosítására, másolására, átnevezésére, nyomtatására és törlésére is.

A szövegszerkesztés végeztével a nyomtatási kép segítségével megtekintheti a körleveleket.

Körlevél nyomtatása

Az összes bevitel után megjelenítheti a Körlevelet a nyomtatási képen. A körlevél nyomtatásához kattintson a láblécben található Körlevél ikonra.  Alternatív megoldásként megtekintheti az előnézetet az [Kiértékelések] lapon a Személyek | Körlevél menüponton dupla kattintással.

A kívánt opciók kiválasztása után erősítse meg szándékát az [OK] gombbal, és megnyílik a nyomtatási kép:

A felső menüsorban a nyomtatószimbólum mellett a nyílbillentyűkkel lapozhatja a kísérőlevelet, és ellenőrizheti a szöveg helyességét. Amint minden megelégedett, kinyomtathatja a körlevelet a Lista nyomtató ikonnal.