Die Erfassung eines oder mehrerer Vertragspartner erfolgt in der Erfassungsmaske für Verträge. Sie wird über die Funktionen Vertrag bearbeiten oder beim Neuanlegen eines Vertrages über Vertrag hinzufügen aufgerufen.

Hinzufügen und Löschen von Vertragspartnern

1. Gehören zum Vertrag mehrere Vertragspartner, so können über die Schaltfläche [Neu] weitere Vertragspartner zu diesem Vertrag angelegt werden. Jeder neue Vertragspartner erhält automatisch einen Anteil.
2. Die Anzahl der Anteile zur aktuellen Person kann über das gleichnamige Eingabefeld auf der rechten Seite verändert werden. Die ausgewiesene anteilige Pacht berücksichtigt neben der berechneten bzw. vereinbarten Flächenpacht auch eventuelle Vereinbarungen, Steuerabzüge und Gemeindeabgaben.
3. Die Auswahl einer bereits gespeicherten Person bzw. das Neuanlegen einer Person erfolgt wie bei einzelnen Vertragspartnern über die Auswahlliste im Feld Name bzw. die beiden Schaltflächen dahinter. Der Zahltermin wird zunächst vom ersten Vertragspartner übernommen, kann aber für jeden Vertragspartner individuell geregelt werden.
4. Mit Hilfe der Schaltfläche [Löschen] werden der aktuelle Vertragspartner aus dem Vertrag herausgenommen und die Anteile automatisch korrigiert. Die Person mit Adresse und Bankverbindung wird jedoch nicht gelöscht.
5.  Mit Hilfe dieser Schaltfläche wird ein Vertragskürzel vom Programm vorgeschlagen (i.d.R. alle Familiennamen der Vertragspartner durch Komma getrennt). Dieser Vorschlag kann selbstverständlich verändert werden.

Eigentümergemeinschaften mit Vertreter

Zu einer Eigentümergemeinschaft kann durch Auswahl aus der Auswahlliste im Feld Vertreter ein Vertreter bestimmt werden. Erfassung neuer Personen als Vertreter und Bearbeitung der Adresse sind mit Hilfe der beiden Schaltflächen hinter dem Feld Vertreter möglich.

Neu / neue Person als Vertreter (Adresse) anlegen

Mit Hilfe dieser Schaltfläche kann eine neue Person mit Adresse und Bankverbindung erfasst und als Vertreter für diesen Vertrag bestimmt werden.

Bearbeiten / aktuelle Adresse bearbeiten

Über diese Schaltfläche kann die Adresse des aktuellen Vertreters angezeigt und ggf. verändert werden. Ebenso ist eine Erfassung oder Änderung der Bankverbindung möglich.

Wird zu einer Eigentümergemeinschaft ein Vertreter erfasst, so steht dessen Name und Anschrift auf dem Deckblatt des Pachtvertrages (Kontextmenü bzw. Symbol Vorschau Vertrag). Die Pachtauszahlung erfolgt jedoch an jeden einzelnen Eigentümer entsprechend seinem Anteil.

Die tatsächlichen Eigentümer werden bei Eigentümergemeinschaften immer auf einer separaten Eigentümer-Anlage unter Angabe ihrer Adresse, Anteile, anteiligen Pacht und des individuellen Zahltermins ausgewiesen.

Optional können auch die Bankverbindung sowie die Möglichkeit der Unterschrift mitgedruckt werden.

Bei Eigentümergemeinschaften ohne Vertreter werden auf dem Standard-Vertragsdeckblatt nur der Kurzname des Vertrages und ein Verweis auf die Eigentümer-Anlage ausgewiesen.

Vereinbarte Pacht für Vertragspartner einer Eigentümer- / Erbengemeinschaft

Durch die Eintragung von null Anteilen wird das Feld anteilige Pacht editierbar. Dadurch kann eine vereinbarte Pacht für einen Vertragspartner eingetragen werden. Diese vereinbarte Pacht wird von der Gesamtpacht des Vertrages (berechnete bzw. vereinbarte Flächenpacht, eventuelle Vereinbarungen, Steuerabzüge und Gemeindeabgaben) abgezogen und auf die übrigen Vertragspartner entsprechend ihrer Anteile aufgeteilt.

Sollen alle Vertragspartner eine individuell vereinbarte Pacht erhalten, so sind die Anteile bei allen Vertragspartnern auf null zu setzen. Da der letzte Vertragspartner jedoch immer die verbleibende Pacht erhält, können dessen Anteile nicht auf null gesetzt werden.

Eigentümer-Erbengemeinschaft mit einem Zahlungsempfänger

Soll die gesamte Pacht nur an einen Vertragspartner (bzw. den Vertreter) gezahlt werden, so muss dieser als Vertragspartner mit Anteilen = 1 und die übrigen Vertragspartner mit Anteilen = 0 erfasst werden.

Erhält ein Vertragspartner eine vereinbarte Pacht in Höhe der Gesamtpacht des Vertrages (berechnete bzw. vereinbarte Flächenpacht, eventuelle Vereinbarungen, Steuerabzüge und Gemeindeabgaben), so bleibt für die restlichen Vertragspartner kein Betrag übrig, so dass nur an diesen Vertragspartner überwiesen wird.

Dadurch ist es möglich, auf der einen Seite die tatsächlichen Anteile der einzelnen Vertragspartner zu erfassen, auf der anderen Seite jedoch nur an einen Vertragspartner zu überweisen.