Serienbrief
Serienbriefe erleichtern den Briefverkehr. Mit Hilfe dieser Funktion erstellen Sie einen Brief, der an alle ausgewählten Personen geschickt wird, ohne dass Sie manuell die Adressen und Anreden für jede Person verändern müssen.
- Markieren Sie die entsprechenden Personen.
- Öffnen Sie diese Funktion entweder im Karteireiter Person über die rechte Schaltfläche
der Menüleiste im unteren Bereich oder in der oberen Menüleiste über Personen | Serienbrief.
Sie gelangen in die Maske Serienbriefe.
Unter Texte können Sie schon erstellte Serienbriefe zur erneuten späteren Verwendung auswählen und ggf. bearbeiten.
Solange noch kein Brieftext erstellt und gespeichert wurde, stehen Ihnen nur die Schaltflächen und zur Verfügung. Betätigen Sie den Schalter , um einen neuen Text anzulegen.
Geben Sie nun Ihrem Serienbrief einen für Sie eindeutigen Namen.
Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten.
Bestätigen Sie anschließend mit .
Die Eingabeseite für den Text wird im Grafikfenster geöffnet.
Zusätzlich wird eine neue Menüleiste für die Formatierung Ihrer Serienbriefe geöffnet.
Haben Sie schon Erfahrung mit Textverarbeitungsprogrammen, z. B. mit Microsoft® Word, so sind Ihnen einige Funktionen dieser Menüleiste bereits vertraut.
Im mittleren Dropdown-Menü wird Ihnen vom Programm eine Auswahl verschiedener Schriftarten zur Verfügung gestellt. In den Feldern rechts daneben können Sie die Größe, den Stil der Schrift (fett = F, kursiv = K oder unterstrichen = U), sowie die Bündigkeit des Textes bestimmen. Auch auf der linken Seite dieser Symbolleiste können Sie über das Icon die Schriftart ändern. Der letzte Schalter (rechts) hilft Ihnen Ihr Dokument zu gliedern.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche , 
öffnet das Fenster Feldliste.
Hier können Sie feste und variable Angaben (Adresse Absender, Adresse Empfänger, Datum u.a.) in den Text einfügen.
Markieren Sie mit der Maus die Angabe, welche eingefügt werden soll und ziehen Sie sie (bei gehaltener Maustaste – Drag & Drop) an die jeweilige Position im Text. Je nach markierten Personen werden bei der Druckvorschau und im Ausdruck die entsprechenden Namen, Adressen etc. an dieser Position angezeigt.
Sie speichern Ihr Dokument mit der Schaltfläche, 
die Schalter 
und 
verbergen die Druckvorschau und den Befehl zum Ausdruck des Dokumentes.
Wenn Sie alle getätigten Änderungen im Text widerrufen wollen, klicken Sie auf 
.
Die Schaltflächen 
, 
und 
dienen dazu, markierte Teile des Textes auszuschneiden, zu kopieren und einzufügen.
Die zweite Karteikarte beinhaltet bereits eine Vorlage zu einem Serienbrief.
Hier haben Sie die Möglichkeit, sich weitere Vorlagen verschiedener Brieftypen abzuspeichern.
Die Karteikarte gleicht der Karteikarte in ihrem Aufbau und in ihrer Funktionsweise.
Im Programm ist bereits eine Vorlage Anschreiben gespeichert. Sie dient als Muster, kann aber von Ihnen nach Ihren Vorstellungen und Verwendungszwecken bearbeitet werden. Die Textbearbeitung erfolgt wie schon im Abschnitt Texte erläutert. Auch hier besteht die Möglichkeit neue Vorlagen anzulegen, zu bearbeiten, zu kopieren, umzubenennen, zu drucken und zu entfernen.
Nach Abschluss aller Eingaben können Sie sich Ihren Serienbrief in der Druckvorschau anzeigen lassen.
Dazu schließen Sie den Bearbeitungsmodus und speichern dabei Ihre Änderungen.
Markieren Sie unter dem Karteireiter Personen die entsprechenden Personen, welche dieses Anschreiben erhalten sollen.
Öffnen Sie das Fenster Serienbriefe, markieren Sie Ihren Text/Anschreiben und betätigen den Button . Es öffnet sich die Druckvorschau und Sie sehen Ihr Anschreiben mit den entsprechenden Namen und Adressen ausgefüllt.
In der oberen Menüleiste neben dem Druckersymbol können Sie per Pfeiltasten Ihre Anschreiben komplett auf Richtigkeit der Adressen prüfen.